如何用EXCEL管理客户信息？
对于你的需求，我觉得很重要的一点是信息的组织与层次，主要是客户基本信息及相关业务明细的分离与整合。1、首先说分离：对于客户基本信息及业务明细，我建议不要混杂在同一个表(Sheet)里，要分开成多个表，各记各的，这样才能记清楚，也方便记录。例如，分成以下几个表：客户基本信息表、客户跟进记录、客户购买记录。。。等等。2、再说整合：这几个表之间不是完全独立的，而是依据某关联字段（如客户编号）内在地联系起来，是一个整体。这样，查看某客户时，他的基本信息、跟进记录、购买记录就能全都列在一起，就能方便地了解该客户的全部信息，而不是挨个表地去找。 以上是信息组织上的思路，至于具体实现方法，如果你熟悉编程，可以用Excel实现，需设计自己的操作界面，并配合vba编程实现；如果不是很熟悉编程，推荐采用华创网表实现，能让用户自由建表、自定义数据格式，表之间可设置关联，从而形成层次化的信息结构，如下图所示：上图中，客户信息、销售机会、销售订单、客户回访。。。等是一个个独立的表，但又通过客户编号关联起来，形成一个整体。希望对你有帮助。
客户资料如何管理？
一，客户资料做详细记录。
1，客户组织架构
2，客户各不同部门负责人姓名，联系方式(固定电话，手机，邮箱等)，他的其它信息。
3，公司的主要业务状况
4，公司的主要供应商及与其合做情况
5，公司的做的比较满意的业务和做的不满意的业务情况,
6，公司的采购流程
7，公司的一些重大事件
8，公司的需求分析
9，告诉的需求发掘
10，公司发展目标
二，客户等级分类
重点客户，次重点，次要客户等。按自己业务性质和对客户的了解确定分类方式。
三，客户拜访计划
拜访的主要目的，拜访方式及拜访频次确定，这些是随时间动态变化的。按计划执行。
四，客户资料动态及时更新
用户信息安全管理制度的范围
一.总则
为使公司对客户的管理规范化、有效化，保证稳定开展，特制定本办法。
二.客户界定
公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商。
公司有关的律师、财务顾问、广告、公关、银行、保险、融资协助机构，可列为特殊的一类客户。
三.客户信息管理
1.公司信息部负责公司所有客户信息的汇总、整理。
2.公司建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。
3.客户档案的建立。
1).每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头;
2).客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。
4.客户档案的更新、修改。
1).客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;
2).对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;
3).积累客户年度业绩和财务状况报告。四.公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部(除该业务保密外)，不得局限在业务人员个人范围内。五.员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。
六.建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。
七.客户管理
接待客户，按公司对外接待办法处理，对理要的客户按贵宾级别接待。
与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。
对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。
负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，并指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。
八.附则
本办法由信息部解释、补充，经总经理批准颁行。
客户管理制度的内容简介
企业对客户进行科学管理的前提条件是对客户的基本情况有充分的了解。所以，现代企业必须进行客户调研，对客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用状况等有关的资料都必须进行整理、分析与保管。为此，本书第一章、第二章选编了客户调研管理制度与客户信息管理制度，这些制度对客户调查、客户资料分析、客户基本信息的管理以及客户信用管理都能起到很好的控制作用。客户开发、针对客户的促销工作、与客户的日常往来、渠道管理以及款项回收是企业客户管理工作的重点，它直接关系到企业产品的市场占有率与企业销售款项的回收。为此，本书从第三章到第七章分别选编了客户开发管理制度、客户促销管理制度、客户渠道管理制度、客户交往管理制度以及客户账款管理制度。这些制度对于企业的市场开发与客户日常交往工作、促销工作、销售渠道的拓展与管理工作以及企业销售款项的回收工作都能起到很好的控制作用，是企业客户管理工作规范化的必备环节。企业对客户的周到服务是取胜于竞争对手的法宝，也是客户管理工作的重要组成部分。所以，本书在最后一章选编了与客户服务有关的管理制度，具体内容包括客户投诉方面的管理制度和售后服务方面的管理制度。这些制度对于完善企业的售后服务工作具有重大意义。客户管理概述CRM是英文Customer Relationship Management 的简写，一般译作“客户关系管理”。CRM最早产生于美国，由Gartner Group 首先提出的CRM这个概念的。20世纪90年代以后伴随着互联网和电子商务的大潮得到了迅速发展。不同的学者或商业机构对CRM的概念都有不同的看法。 这个概念的原创者认为，CRM是一种商业策略，它按照客户的分类情况有效地组织企业资源，培养以客户为中心地经营行为以及实施以客户为中心地业务流程，并以此为手段来提高企业赢利能力、利润以及顾客满意度。IBM公司认为，CRM通过提高产品性能，增强顾客服务，提高顾客交付价值和顾客满意度，与客户建立起长期、稳定、相互信任的密切关系，从而为企业吸引新客户、维系老客户，提高效益和竞争优势。SAP公司：CRM系统的核心是对客户数据的管理，客户数据库是企业重要的数据中心，记录企业在市场营销与销售过程中和客户发生的各种交互行为，以及各类有关活动的状态，提供各类数据模型，为后期的分析和决策提供支持总结以上经典的CRM概念的基础上，从销售理念、业务流程和技术支持三个层次，可将CRM定义为：CRM是现代信息技术、经营思想的结合体，它以信息技术为手段，通过对以“客户为中心”的业务流程的重要组合和设计，形成一个自动化的解决方案，以提高客户的忠诚度，最终实现业务操作效益的提高和利润的增长。无论如何定义CRM，“以客户为中心”将是CRM的核心所在。CRM通过满足客户个性化的需要、提高客户忠诚度，实现缩短销售周期、降低销售成本、增加收入、拓展市场、全面提升企业赢利能力和竞争能力的目的。任何企业实施客户关系管理的初衷都是想为顾客创造更多的价值，即实现顾客与企业的“双赢”。
客户资料管理怎么做？客户资料数据太多，查找不方便，有没有好的办法来解决这个问题？
可以借助客户资料管理软件来管理你的客户资料，这类软件一般都方便记录，分类和查找，当然有很多人用excel来管理，从我的经验来看，excel记录相对方便些，但数据量到达一定的程度，就非常不好用了。好笔头软件个人团队都可以用，记录客户资料，跟进信息，签单情况再好不过了，而且手机电脑同步，不会产生数据传来传去的麻烦。
关于客户管理 有什么好方法。
要了解你的客户，因为他们决定着你的业绩。 1.客户个人资料的收集： ①姓名 ②籍贯 ③学历和经历 ④年龄 ⑤家庭背景 ⑥性格爱好；此外，还要了解其民族，出生地，住址，头衔等。 2.了解客户的组织结构 为了向客户推销产品，你必须知道谁是决策人，谁负责决定是否接受业务员的推销。如果你不知道在一个客户内谁是负责作出影响我们生意的人，你只会浪费时间，事倍功半。 3.了解每个客户的目标 业务员必须了解每个客户的目标以及客户达到这些目标所采取的计划，很多客户都有同一个目标，但每个客户所采取的计划各不相同，例如目标都是为了赚钱，有些客户就采用多品种多规格的方法，而有些客户则采用单一品种做到最好的方式来实现。知道了他们为达到各自目标而分别采取的计划或战略后，你便可以想出适合他们计划的推销方法。 4.了解每个客户的观点 要知道客户喜欢什么，不喜欢什么。 5.了解每个客户的现状 找出客户的问题和需求，特别是要找出客户对我们公司产品方面的问题和需求，需要了解客户的计划，特别是对我们的产品促销有影响的计划，也要了解客户市场，区域内的竞争情况。 6.了解在每个客户内我们的产品和竞争公司的产品销售情况 因为我们所找的客户，他本身可能也在销售我们的竞争品牌，例如做光明牛奶的可能也在做菊乐牛奶，都是一个经销商;总的来说，比如在同一家超市,要知道我们产品和竞品的销售量，客户如何评价我们产品的业绩。销量是客户对产品业绩的评价的重要依据。 客户管理,亦即客户关系管理（Customer Relationship Management）的简称，也可以称作CRM。CRM的主要含义就是通过对客户详细资料的深入分析，来提高客户满意程度，从而提高企业的竞争力的一种手段。客户关系是指围绕客户生命周期发生、发展的信息归集。客户关系管理的核心是客户价值管理，通过"一对一"营销原则，满足不同价值客户的个性化需求，提高客户忠诚度和保有率，实现客户价值持续贡献，从而全面提升企业盈利能力。 主要包含以下几个主要方面(简称7P)： 客户概况分析(Profiling)包括客户的层次、风险、爱好、习惯等； 客户忠诚度分析(Persistency)指客户对某个产品或商业机构的忠实程度、持久性、变动情况等； 客户利润分析(Profitability)指不同客户所消费的产品的边缘利润、总利润额、净利润等； 客户性能分析(Performance)指不同客户所消费的产品按种类、渠道、销售地点等指标划分的销售额； 客户未来分析(Prospecting)包括客户数量、类别等情况的未来发展趋势、争取客户的手段等； 客户产品分析(Product)包括产品设计、关联性、供应链等； 客户促销分析(Promotion)包括广告、宣传等促销活动的管理。 通常我们所指的CRM，是指通过计算机实现上述流程自动化的软件系统，使企业员工全面了解客户关系，根据客户需求进行交易，记录获得的客户信息，在企业内部做到客户信息共享；对市场计划进行整体规划和评估；对各种销售活动进行跟踪；通过大量积累的动态资料，对市场和销售进行全面分析。 CRM注重的是与客户的交流，企业的经营是以客户为中心，而不是传统的以产品或以市场为中心。全球性产品过剩及产品同质化，使企业发展的主导因素从产品价值转向客户需求，客户成为企业的核心资源。 客户关系管理并不是近几年的产物，以客户为中心的理念在国外兴起于20世纪50年代，当很多企业寄望与通过改进技术、压缩生产周期、应用内部资源管理来提高增长率和利润率，但事实上提高不大。这样企业开始从强调降低经营成本的供应方发展策略转向了与客户联系更紧密，从客户关系方面挖掘新的能源的需求方策略，CRM应运而生。所不同的是，我们现在可以运用计算机来帮助我们实现这看似并不复杂的而实际操作起来非常繁琐的工作。试想一下，当接到客户来电或联系客户时能方便快速地在电脑显示屏上显示出客户的详细资料包括客户基本信息、以往的联系拜访记录、历史订单记录及已购买产品清单，这样是否省时省力呢？ 个性化服务是增强竞争力的有力武器，CRM就是以客户为中心并为客户提供最合适的服务。记住客户的名字及他们的偏好、交易特点，根据客户的不同而提供不同内容，客户再次购买的可能性会大大增加。CRM可以增加客户忠诚度，提高购买比率，使每个客户产生更多的购买需求，及更长时间的需求，并提高客户满意度。 没错，没有CRM客户关系管理系统支撑的客户关系一样可以管理，但有CRM支撑的客户关系可以管理得更好！客户就是我们的资源，客户关系管理得好，客户自然就会变成我们的财富。如果您到现在还是停留在LGD(Lunch-午餐、Golf-高尔夫、Dinner-晚餐)的客户管理模式，而您的竞争对手却已经通过将传统的手段（如人际关系、情感投入等）与先进的客户管理系统结合起来，悄悄地搬动着您的奶酪，对您来说应该是做出改进的时候了。采纳哦
客户身份识别和交易记录保存管理办法
方法如下：政策性银行、商业银行、农村合作银行、城市信用合作社、农村信用合作社等金融机构和从事汇兑业务的机构，在以开立账户等方式与客户建立业务关系，为不在本机构开立账户的客户提供现金汇款、现钞兑换、票据兑付等一次性金融服务且交易金额单笔人民币1万元以上或者外币等值1000美元以上的，应当识别 客户身份，了解实际 控制 客户的自然人和交易的实际受益人，核对客户的有效身份证件或者其他身份证明文件，登记客户身份基本信息，并留存有效身份证件或者其他身份证明文件的复印件或者影印件。如客户为外国政要，金融机构为其开立账户应当经高级管理层的批准。【拓展资料】金融机构应当根据反洗钱和反恐怖融资方面的法律规定，建立和健全客户身份识别、客户身份资料和交易记录保存等方面的内部操作规程，指定专人负责反洗钱和反恐融资合规管理工作，合理设计业务流程和操作规范，并定期进行内部审计，评估内部操作规程是否健全、有效，及时修改和完善相关制度。金融机构应当对其分支机构执行客户身份识别制度、客户身份资料和交易记录保存制度的情况进行监督管理。金融机构总部、集团总部应对客户身份识别、客户身份资料和交易记录保存工作作出统一要求。金融机构应要求其境外分支机构和附属机构在驻在国家（地区）法律规定允许的范围内，执行本办法的有关要求，驻在国家（地区）有更严格要求的，遵守其规定。如果本办法的要求比驻在国家（地区）的相关规定更为严格，但驻在国家（地区）法律禁止或者限制境外分支机构和附属机构实施本办法，金融机构应向中国人民银行报告。第六条 金融机构与境外金融机构建立代理行或者类似业务关系时，应当充分收集有关境外金融机构业务、声誉、内部控制、接受监管等方面的信息，评估境外金融机构接受反洗钱监管的情况和反洗钱、反恐怖融资措施的健全性和有效性，以书面方式明确本金融机构与境外金融机构在客户身份识别、客户身份资料和交易记录保存方面的职责。
金融机构应当保存的客户身份资料包括哪些？
金融机构应当保存的客户身份资料包括：记载客户身份信息的记录和资料；每笔交易的数据信息、业务凭证、账簿；反映交易真实情况的合同、业务凭证、单据、业务函件。1、 客户身份信息的资料和开展客户身份识别工作的各种记录和资料。2、 交易记录原则性要求有两部分，金融机构应采取必要的技术措施和管理措施，防止客户身份资料以及交易记录的损毁毁坏，防止客户身份信息和交易信息外泄。金融机构应对客户身份资料和交易记录采取切行可十的措施以便反洗钱调查和监管管理。金融机构应当保存的交易记录有关于每笔交易的业务数据信息、账簿以及有关规定要求的对真实情况反映的合同、单据、业务函件和业务凭证和其他资料保存期限是自业务关系结束当年或一次性交易记账从当年计起 最起码要保存五年 。拓展资料:金融机构客户尽职调查和客户身份资料及交易记录保存管理办法:1、 金融机构应当按照安全、准确、完整、保密的原则，妥善保存客户身份资料和交易记录，确保能足以重现每项交易，以提供客户尽职调查、监测分析交易、调查可疑交易活动以及查处洗钱和恐怖融资案件所需的信息。2、 对业务关系采取持续的尽职调查，审查业务存续期间发生的交易，以确认客户发生的交易符合金融机构所掌握的客户资料、业务情况、风险状况以及资金来源等信息。3、 开发性金融机构、政策性银行、商业银行、农村合作银行、农村信用合作社、村镇银行等金融机构和从事汇兑业务的机构在办理以下业务时，应当开展客户尽职调查，并登记客户身份基本信息，留存客户有效身份证件或者其他身份证明文件的复印件或者影印件。4、 商业银行、农村合作银行、农村信用合作社、村镇银行等金融机构为自然人客户办理人民币单笔5万元以上或者外币等值1万美元以上现金存取业务的，应当识别并核实客户身份，了解并登记资金的来源或者用途，遵循大额现金管理的相关规定。
5万以上存款要注明来源?
是的，要注明来源。一、个人办理单笔5万元以上存取款业务， 需登记资金的来源或者用途；二、个人办理现金汇款、票据兑换、实物贵 金属、购买金融产品等一次性交易单笔5万元以上，需登记资金的来源。三、、非账户开户机构内购买基金等金融产品一次性交易单笔5万元以上的，需登记资金来源。【拓展资料】金融机构客户尽职调查和客户身份资料及交易记录保存管理办法。第一条：为了预防和遏制洗钱和恐怖融资活动，规范金融机构客户尽职调查、客户身份资料及交易记录保存行为，维护国家安全和金融秩序，根据《中华人民共和国反洗钱法》《中华人民共和国反恐怖主义法》等法律、行政法规的规定，制定本办法。第二条：本办法适用于在中华人民共和国境内依法设立的下列金融机构：（一）开发性金融机构、政策性银行、商业银行、农村合作银行、农村信用合作社、村镇银行；（二）证券公司、期货公司、证券投资基金管理公司；（三）保险公司、保险资产管理公司；（四）信托公司、金融资产管理公司、企业集团财务公司、金融租赁公司、汽车金融公司、消费金融公司、货币经纪公司、贷款公司、理财公司；（五）中国人民银行确定并公布的从事金融业务的其他机构。非银行支付机构、银行卡清算机构、资金清算中心以及从事汇兑业务、基金销售业务、保险专业代理和保险经纪业务的机构履行客户尽职调查、客户身份资料及交易记录保存义务适用本办法关于金融机构的规定。第三条：金融机构应当勤勉尽责，遵循“了解你的客户”的原则，识别并核实客户及其受益所有人身份，针对具有不同洗钱或者恐怖融资风险特征的客户、业务关系或者交易，采取相应的尽职调查措施。金融机构在与客户业务存续期间，应当采取持续的尽职调查措施。针对洗钱或者恐怖融资风险较高的情形，金融机构应当采取相应的强化尽职调查措施，必要时应当拒绝建立业务关系或者办理业务，或者终止已经建立的业务关系。第四条：金融机构应当按照安全、准确、完整、保密的原则，妥善保存客户身份资料及交易记录，确保足以重现每笔交易，以提供客户尽职调查、监测分析交易、调查可疑交易活动以及查处洗钱和恐怖融资案件所需的信息。第五条：金融机构应当根据本办法以及反洗钱和反恐怖融资相关法律规定，结合金融机构面临的洗钱和恐怖融资风险状况，建立健全客户尽职调查、客户身份资料及交易记录保存等方面的内部控制制度，定期审计、评估内部控制制度是否健全、有效，及时修改和完善相关制度。金融机构应当合理设计业务流程和操作规范，以保证客户尽职调查、客户身份资料及交易记录保存制度有效执行。
档案管理制度范本
档案管理制度
制度名称 档案管理制度 受控状态
编号
执行部门监督部门考证部门
第一章总则
第1条目的
为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。
第2条管理部门
行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。
（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二章企业档案管理体制
第3条归档范围
（1）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
（2）企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。
（3）本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。
（4）本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
（6）财务、会计及其管理方面的文件材料。
（7）劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
（8）仪器、设备方面的文件材料。
（9）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
（10）科研、技术引进、转让方面的材料。
（11）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
（12）本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
第4条管理部门
（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。
（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。
第三章平时归卷
第5条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第6条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第7条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第8条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《案卷类目》条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第四章立卷
第9条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第10条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第11条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
第12条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第13条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
第14条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第15条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在《备考表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
第16条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第五章档案借阅、利用工作
第17条企业内档案利用的方式
（1）提供档案原件。
（2）提供档案复印件。
（3）提供文献索引资料。
第18条借阅管理
（1）凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
（2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
（3）借阅期限不得超过____天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
（4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
（5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
第六章档案销毁管理
第19条对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
第20条经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
第21条销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第七章附则
第22条本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。
编写档案管理制度
给你个参考版本，希望以上对你有帮助。
文件资料管理制度
为实现文件、资料管理的规范化,使公司整体管理工作有案可理,有章可循,避免无序和混乱,结合公司的具体情况制定本制度.
一、一般规定
1、公司文件资料是载有公司经营管理所需内容且公司决定对其予以管理的文书、图表和音像制品.
2、文件资料管理,是指对公司文件资料的撰制或取得、使用、保管过程所进行的系统控制.
3、文件资料所有权属于公司.部门和员工根据工作需要可按照本制度规定在一定范围内对其掌握和使用,但不得占为己有.
4、对文件资料的管理应当严谨有序,不得松懈和随意.
5、文件资料涉及公司秘密的,在管理中应遵循公司《保密制度》规定.
属于合同内容的文件资料,在管理中应按《合同管理制度》执行.
《计算机管理条例》对公司文件资料管理有特别规定的,执行该规定.
6、公司对文件资料的管理采取集中管理与分散管理相结合的方式,一方面由公司文件资料主管部门直接管理主要文件资料并对全部文件资料集中归档,另一方面由业务部门对局部业务技术资料作阶段性的使用和保管.
7、办公室是公司文件资料的主管部门,负责对公司文件资料管理提出规划方案,直接管理重要文件资料和对全部文件资料集中归档,指导检查其他职能部门的文件资料管理工作.
二、办公室的管理职责
1、管理由承办的业务部门送交的或外来的政府职能部门的各项批文.
2、管理公司所有证照 ,包括营业执照、资质证书、土地使用权证、房产证、他项权利证书等.
3、管理以公司名义对公司外部和公司内部的发文.
4、收管各部门报送公司的公章申请表、合同评审表.
5、保管规章制定和工作计划、工作报告、工作总结、会议记录或记要.
6、保管由其发出的工作催办单和工作任务完成情况报告表、工作联系单、物品领用单.
7、发布和收管公司的各种通报、通知和公告.
8、保管部门和员工提交给公司的申请报告和汇报.
9、接收并保管在项目结束后由业务部门送交的项目设计图纸及其他技术资料.
10、在合同订立后接收并保管合同资料.
11、接收并保管诉讼或仲裁的案件资料.
12、接收并保管财务部送交的财务报表及相关财务资料.
13、制作聘用合同文本,签订并保管《聘用合同》.
14、接收、调取、保管员工档案资料和所邀请的专家有关情况和资料.
15、接收保管公司的获奖证书和奖杯及其他奖品.
三、其他部门的管理职责
财务部
1、在贷款合同终止前,负责贷款合同、担保合同和监管协议管理.
2、管理公司财务帐册和凭证.
3、管理公司财务报表和财务分析资料.
4、管理公司其他财务资料.
(二)营销部
1、在合同订立前管理合同评审资料,在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.
2、在项目结束前管理项目策划资料和新闻媒体发布的公司项目的资料.
3、在项目结束前管理存储的物管、配套、工程等资料.
4、管理顾客投拆和矛盾调处资料.
(三)工程技术部
1、在合同订立前管理合同评审资料,在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.
2、在项目结束前管理项目设计和图纸等资料和项目配套资料.
3、在项目结束前管理职能部门批文复印件.
(四)总师室
1、项目结束前管理职能部门批文复印件.
2、在合同订立前管理委托设计合同的评审资料,在合同订立后终止前管理合同资料复印件.
项目结束前管理设计文件和各类设计图纸原件或复印件.
(五)动迁部
1、合同订立前管理委托动迁等相关合同的评审资料,在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.
2、在动迁结束前,管理动迁安置协议等资料.
3、在动迁结束前管理政府职能部门的批文复印件.
4、管理收集到的国家及市政府有关房屋拆迁和法律、法规、规章、政策和口径办法等资料.
四、管理的基本程序
对自制文件资料的管理
1、公司行政管理类文件资料,由办公室安排人员起草;涉及技术内容的文件资料由业务部门起草.交办公室主任核稿.文件资料需要其他部门会签的,起草人须在其会签后送办公室主任核稿.
2、办公室将审核后的文稿报送总经理审批签发.总经理对部分文件资料的签发已作出授权决定的,办公室应按授权报送有关领导审批.
3、公司文件资料审批签发后,办公室在《公司文稿纸》上应注明主送机关、抄送机关及总印数.
4、办公室根据《公司文稿纸》的发送范围办理文件资料的发送手续,发送时应印制文件发送表格,由发送人将文件资料内容、发送日期、收件部门和人员等逐项登记清楚.其中向外部发送的应收管好发送回执凭证,向内部发送的,则要求收件人在收件登记簿上签名.
5、各部门根据本部门研究成果撰写的文稿资料和制作的其他类型资料,一般作为自留资料,由本部门予以登记.
(二)对外来文件资料的管理
1、外来文件应由办公室进行收文登记,并填写《文件阅办单》,上报总经理批示(总经理外出时,报常务副总经理批示).办公室根据领导批示将文件分送有关领导和部门阅办.所有阅办人均须在阅办单上签名.
2、外来资料直接送交或邮寄给公司的,一律由办公室接收、拆封和登记,直接送交或邮寄给其他部门的,收件部门应进行登记,除属于自留资料由收件部门自留外,其他资料均应送交办公室审查、登记和保管,送交时应办理交接手续.
(三)对文件资料的使用和保管
1、由办公室保管的其他资料,业务部门需要使用时应向办公室办理借用手续,办公室应根据实际情况决定或将原件借出自留复印件,或借出复印件自留原件.但借出时应经过分管副总批准并办理借用手续.
2、各部门在其订立合同后应将合同资料复印一套留用,同时将原件资料交办公室,由办公室登记备案后移送法务部.
3、业务部门在项目和工程结束后应将从办公室借用的文件资料交还给办公室,交还时应抽回借条.
4、在合同终止后或诉讼、仲裁结案后,法务部应将合同资料或诉讼、仲裁资料送交办公室登记和保管.
五、管理要求
1、各部门对文件资料的接收、发送、移交均应指定专人负责,并办理登记手续.
2、经过办公室统一登记的文件资料未经部门负责人申请并经分管副总批准不得擅自复印,更不得擅自借出.
3、办公室档案人员对于进档的文件资料应视其内容、承办部门、项目属性等因素进行整理和分类后装入档夹,档夹的背脊应标明档夹内资料的分类、编号和名称,并设立档案登记簿,有序地编写文件资料索引.
4、公司章程、股东名簿、投资合同、股东会和董事会记录、财务报表、政府部门批文、不动产所有权和使用权证、设计文件和图纸、债权凭证及其他重要文件资料应作永久性保存;预决算书、会计凭证、企业计划资料等保存期不得少于10年;终止的合同资料及相关诉讼、仲裁结案资料保存期不得少于5年;其他无长期保存必要的资料的保存期不得少于1年.
5、文件资料的销毁,应由办公室征求相关部门及分管副总意见并提出销毁方案报总经理批准后执行,销毁工作由办公室实施,实施时必须有两人在场.
销毁的文件资料应在档案内注明销毁日期.
